Inbox zero – 6 Schritte zum dauerhaft leeren E-Mail-Posteingang

inbox zero

„Ihr Postfach ist voll“ – ist diese Meldung deines Systemadministrators dein permanenter Begleiter? Quilt dein Postfach dementsprechend ständig über? Übersiehst du wichtige E-Mails in deinem übervollen Posteingang?

Hast du ständig dutzende ungelesene E-Mails und willst trotzdem weniger Zeit in deinem Posteingang verbringen? Dann wird es Zeit, deinen Umgang mit E-Mails zu ändern.

Probiere Inbox Zero – denn nur die radikale Lösung hilft nachhaltig

Inbox zero - © Falko Matte - Fotolia.comRuuuums – dein Postfach muss leer sein und zwar völlig! ‚Inbox zero‚ heißt das System, was wirklich hilft. Aber warum wächst unser Postfach immer mehr?

E-Mails, Fluch und Segen der modernen Technik, werden zwar von einigen Nerds schon mehrfach totgesagt, doch besonders im geschäftlichen Umfeld wächst die Flut von E-Mails eher noch, als das Instant-Messenger oder andere Systeme diese ablösen.

E-Mails sind dabei, ähnlich wie Briefe, nicht von uns beeinflussbar und landen alle im selben Posteingang.

Egal, ob es sich dabei um persönliche Nachrichten, Rundmails an einen bestimmten Personenkreis, Rechnungen, Newsletter oder gar Werbung handelt, alles landet in deinem Posteingang. Und verstopft diesen nach und nach.

Merlin Mann, ein amerikanischer Blogger, kannte das zur Genüge und erfand das „Inbox zero“-Prinzip. Wobei erfunden ist hier sicher übertrieben, er brachte das Prinzip in seinem Blog „nur“ in digitale Buchstaben. Dabei geht Mann sehr radikal vor – du darfst dein E-Mail-Postfach erst schließen, wenn du auch die letzte E-Mail darin entfernt und damit bearbeitet ist. Und das jedes Mal, wenn du Outlook&Co. öffnest.

Ganz so weit würde ich nicht gehen, aber auch ich habe über Umwege den Weg zu „Inbox zero“ gefunden.

Wie ich zur leeren Inbox kam

Anfangs war ich ein erklärter Gegner dieser Methode. Ich verstand einfach nicht, warum ein leerer Posteingang mir helfen würde.

Ich nutzte (beruflich) Outlook und meine Grenze des Posteingangs war die Systemgrenze. Trotzdem herrschte kein Chaos, denn E-Mails wurden (und werden) automatisch mit einer Kategorie versehen und alles was ich zu tun oder nachzuverfolgen habe, wird per Nachverfolgungs-Flagge in die Outlook-Aufgaben übertragen. Auch hat Outlook eine sehr leistungsstarke Suchfunktion und trotz meiner tausenden Mails im Posteingang fand ich E-Mails meist schneller als meine Kollegen mit ihren teils sehr überstrukturierten Unterordnern. So weit – so gut.

Nachdem ich den gefühlt hundertsten Beitrag zum Umgang mit E-Mails gelesen hatte, wollte ich es wissen. Denn wenn ich ehrlich war, so richtig glücklich war ich mit meinem System nicht. Ich schaffte mir ein System mit wenigen Unterordnern und genau darin fand ich den Schlüssel, dass es doch funktioniert.

Meine Unterordner:

  • @ToDo – hier landen alle E-Mails, die Aufgaben enthalten. Zusätzlich (eher hauptsächlich) werden sie per Nachverfolgung den Outlook-Aufgaben zugeordnet.
  • @Wait – als Projektmanager delegiere ich sehr viele Aufgaben und wenn ich auf die Erledigung meiner Kollegen und Kunden warte, parke ich die E-Mails in diesem Ordner. Aber auch diese markiere ich  zusätzlich per Nachverfolgung.
  • @Irgendwann – hier landen vor allem Newsletter oder Ideen, die ich eben irgendwann lesen will.
  • Archiv – sagt der Name schon, hier landen alle E-Mails, die nicht zu den oben genannten passen und die nicht sofort gelöscht wurden. Dieses lagere ich dann zu gegebener Zeit aus.

Immer spätestens zum Wochenabschluss, also Freitag nachmittag im Büro oder Sonntag Abend bei meinem privaten Posteingang leere ich nun regelmäßig den Posteingang und habe so „Inbox zero“. Ein extrem befreiendes Gefühl, wenn man so das Büro verlässt.

6 Schritte zum leeren Posteingang

Neugierig geworden? Dann probiere es aus – diese 6 Schritte helfen dir dabei, deinen Posteingang zu leeren und vor allem dauerhaft leer zu halten.

  • Alles auf Anfang
    Der erste Schritt ist der schwerste – du musst deinen Posteingang einmal komplett leeren. Ich garantiere dir, wenn du mehr als 100 E-Mails in deinem Posteingang hast, dann ist das die einzige Methode, die funktioniert.Wenn du mutig bist, verschiebst du alle E-Mails in den Papierkorb und nimmst dir dann die Zeit, die wichtigsten (und nur die) zurück in deine neu geschaffenen Ordner zu verschieben. Wenn du weniger mutig bist (und ich war es), erstellst du temporär einen Ordner „_alterPosteingang“ und verschiebst dahin.
  • Workflow E-Mail-Bearbeitung installieren und einhalten
    Alle paar Stunden gehst du nun in deinen Posteingang und arbeitest alle neuen E-Mails nach dem gleichen einfachen Schema ab.Erfordert eine E-Mail eine kurze Antwort oder musst du sie weiterleiten, dann tue es sofort. Braucht es eine längere Antwort oder du musst etwas bearbeiten, dann landet diese E-Mail in deiner ToDo-Liste. Alle weiteren E-Mails werden direkt in das Archiv verschoben oder gelöscht. Ja löschen – das geht!
  • Regelmäßig den Posteingang leeren
    Wenn es dir wie mir geht, und trotz des Workflow immer wieder E-Mails im Posteingang liegen bleiben, dann ist ein weiterer Schritt notwendig.Einmal in der Woche, idealerweise zum Wochenabschluss, leerst du deinen Posteingang vollständig. Wichtig ist aber, dass du bereits vorher die Aufgaben definierst hast, sonst könnte das bei hunderten E-Mails pro Woche zu aufwändig und mühsam sein.
  • Hinterfrage dein Umgang mit E-Mails
    Eigentlich eine Binsenweisheit, aber warum tut es dann fast niemand? Brauchst du alle Newsletter, die du abonniert hast? Brauchst Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken wie Xing, Facebook oder Twitter zusätzlich per E-Mail? Nein – dann bestelle sie ab.Geht ganz schnell und dein Posteingang wird sofort schlanker. Und musst du eigentlich überall „cc“ stehen? Man darf auch Kollegen darauf hinweisen, dass das nicht notwendig ist.
  • Verhindere E-Mail-Ping-Pong
    Passt eigentlich zum vorherigen Punkt, ist aber so wichtig, dass es separat erläutert werden sollte. E-Mail-Ping-Pong ist eine Plage und für viele der Nummer-1-Punkt, warum der Posteingang überquillt.E-Mail ist kein Instantmessenger, also kein Chat. Warum benutzt du nicht andere Tools dafür, wie zum Beispiel Microsoft Skype (bzw. Lync, wie es früher hieß)?Oder – noch besser – warum nimmst du nicht das Telefon zur Hand und klärst das mündlich. Das gibt dem Gegenüber die Chance, sofort Rückfragen zu stellen. Eine Zusammenfassung des Telefonates kannst du ja im Anschluss noch kurz per E-Mail zur Archivierung folgen lassen.
  • Schaffe Automatismen
    Zum Schluss die Königsdisziplin – das Automatisieren. Viele haben ihr Programm so eingestellt, dass automatisch E-Mails in Unterordner verschoben werden – ungelesen.Entsprechend schaut es dann auch im E-Mail-Postfach aus. 25 ungelesene E-Mails in Ordner XYZ, 8 im Ordner ABC und 12 ungelesen im Posteingang. Ich sag es ganz direkt – lass das!
    Alle deine E-Mails müssen durch einen Filter, deinem Posteingang und werden dort bearbeitet bzw. zur Weiterverarbeitung aufbereitet. Und es gibt nur diesen einen Filter, auch bei 100 E-Mails täglich. Ungelesene E-Mails in Unterordnern sorgen vor allem für eines – Unruhe und Stress.Man hat ständig das Gefühl getrieben zu sein oder hat gar schon aufgegeben. Willst du das?Trotzdem finde ich Automatismen sinnvoll und nutze sie. Im Fall von Outlook werden meine E-Mails mittels Stichwörtern (zum Beispiel Projektnamen) mit einer Kategorie versehen. Dann erkenne ich bereits an der Farbe, um was es sich handelt. Sehr praktisch ist das auch, wenn man im Stapel archivieren oder auch suchen will.

Mit diesen Tipps, der üblich notwendigen Disziplin und Ausdauer schaffst auch du es, deinen E-Mail-Wahnsinn zu begrenzen. Das Prinzip „Inbox zero“ hat mich nach anfänglicher Skepsis vollends überzeugt. Ein weiterer Schritt zu weniger Stress und mehr Übersicht über dein Leben und Handeln. Und schließlich zu mehr Kreativität durch einen freien Kopf.

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Auf geht’s – werde dauerhaft zum Sportler!
Torsten

Ach übrigens – ich wünsche dir mehr Zeit für Sport in deinem Leben.

Über den Autor: Torsten Pretzsch

Ich bin 2008 von der Couch aufgestanden, um ein sportlicheres Leben zu führen. Begonnen mit einer Laufrunde von 15 Minuten lief ich Jahre später Marathon und absolvierte einen Ironman.

Als Führungskraft und Projektmanager war dieser Weg nur durch gutes Selbstmanagement möglich.
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