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Vorgestellt: Trello – das beste Tool für dein Projekt

Trello-Web-Macbook-ProDu hast ein großes Projekt vor Augen? Etwas was mehrere Monate andauern wird und aus vielen Teilschritten besteht? Eine große Urlaubsreise, einen Marathon oder Ironman oder gar deine Hochzeitsfeier?

Dann ist eine einfache ToDo-Liste nicht das geeignete Tool für dich. Vor allem nicht, wenn du zudem noch im Team arbeitest. Also dein Partner oder Partnerin, Trainer oder Freunde daran beteiligt sind.

Bist zudem ein visueller Typ und erfreust dich eher an Formen statt an endlosen Listen? Post-Its pflastern deinen Weg? Dann habe ich etwas für dich – Trello.

Was ist dieses Trello?

Wikipedia meint dazu:

„Trello ist eine web-basierte Projektmanagementsoftware, die vom US-amerikanischen Unternehmen Fog Creek Software betrieben wird. Der Dienst wurde am 13. September 2011 gegründet und hatte bereits Anfang 2015 7 Millionen Benutzer. Seit Mitte Juni 2015 ist Trello auch auf Deutsch verfügbar.“

trello-logo-blueDie Tendenz ist weiter stark steigend, denn die Einsatzmöglichkeiten sind unheimlich vielfältig. Man sollte sich dabei vom sperrigen Begriff Projektmanagementsoftware nicht abschrecken lassen, denn Trello möchte gar kein Ersatz für Microsoft Project & Co. sein.

Es ist keineswegs für komplexe Großprojekte mit unzähligen Anhängigkeiten geeignet, sondern findet im kleinen Rahmen und bei flexiblen Projekten als perfektes Tool seine Nische.

Trello ist dabei in der völlig ausreichenden Basisversion frei und natürlich – als webbasiertes Tool – absolut plattformübergreifend. Im folgenden werde ich dir eine Art Trello Anleitung geben.

Schöner Sein – Trello ist Optik

Wie schon erwähnt, eine der großen Stärken von Trello ist das optische System, welches visuellen Menschen entgegen kommen wird. Benutzt du also gerne Post-Its, eine Pinnwand oder ein Whiteboard – dann solltest du unbedingt Trello anschauen.

Was kann dieses Trello nun eigentlich?

Genug der Lobhudelei, warum schwärmt der Autor so von dem Tool?

Bevor wir hier groß Worte verlieren, lasse ich andere sprechen. Mein Bloggerkollege Lars Bobach stellt in einem Video die Grundfunktionen von Trello anhand zweier Beispiele aus seiner Berufspraxis vor:

https://www.youtube.com/watch?v=QuroKso4hqA

Wer es lieber lesen möchte:

In Trello legt man als erstes ein Board an, welches das Projekt selbst ist. In diesem werden als nächstes beliebig viele Listen angelegt, die – beispielsweise – die Abschnitte deines Projektes sind.

Innerhalb der Listen gibt es dann Karten und das sind deine Aufgaben. Diese wiederum sogar noch in Teilaufgaben geteilt werden können. Klingt kompliziert – aber ist in der Praxis sehr intuitiv.

Die Karten kann man schließlich mit der Maus beliebig zwischen den Listen (und selbst den Boards) hin und herschieben. So entsteht ein Workflow und man kann – zum Beispiel – Aufgaben von der ToDo-Liste in „Erledigt“ verschieben. Wir werden später noch näher darauf eingehen…

Trello TacoÜberhaupt sind die Karten das Herzstück am Programm. Man kann dort neben einer Beschreibung beliebig viele ToDo-Listen (also Checklisten) anfügen. Sehr praktisch! Auch kann man eine Karte einer Person als Aufgabe zuweisen und sie mit verschieden farbigen Labels versehen.

Doch damit längst nicht genug – es gibt die Möglichkeit Dateien an eine Karte anzuhängen und ist diese Datei ein Bild, wird es auch direkt in der Übersicht angezeigt.

Abschließend – und das beste kommt nun einmal zum Schluss – kann man Karten beliebig kommentieren. Sehr praktisch bei Teamarbeit oder bei Notizen zu den Teilaufgaben.

Und schließlich gibt es noch ein – etwas versteckte Powerfeature – einen Kalender, denn jede Karte kann ein Ablaufdatum erhalten. Soweit der Schnelldurchlauf über einen Teil der Funktionalitäten.

Wenn du jetzt neugierig geworden bist, habe ich ein einmaliges Angebot für dich.

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Denn auch ich tat mich anfangs schwer mit Trello, erkannte das riesige Potential, doch irgendwie fehlten mir Kreativität und Vorstellungsvermögen, wie man Trello optimal nutzen kann.

trello-verwendenUnd genau hier kommt Claudia Kauscheder ins Spiel.
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Personal Kanban als mögliche Anwendungsmöglichkeit

Trello legt sich stark an die Kanban-Methode an und bedient sich Methoden aus dem agilen Projektmanagement. Doch – und das betonen auch die Entwickler immer wieder – Trello ist viel mehr als nur eine Projektmanagement-Software aus dem IT-Umfeld.

Aber zurück zu Kanban. Was ist das eigentlich? Kanban wurde kurz nach dem 2.Weltkrieg in Japan von Ōno Taiichi entwickelt und diente Toyota zur Steuerung seiner Produktion.

In der modernen Zeit hat sich folgendes Vorgehen bewährt: Auf einer großen Tafel („Board“) werden drei Spalten eingerichtet:

  • Aufgabe – also alles was getan werden muss.
  • Bearbeitung – alles was gerade getan wird.
  • Erledigt – alles was bereits getan wurde.

Die Klebezettel (Post-Its & Co.) werden entsprechend der Tätigkeit von einer Liste zur nächsten verschoben. Wenn man dann noch mit Farben arbeitet, kann man auf einfache Art und Weise Aufgaben zuweisen und nachverfolgen. Alles sehr anschaulich und simple und deshalb erfolgsversprechend.

Wichtig ist, dass man die Spalte Bearbeitung dabei in der Anzahl begrenzt. Nur so lässt sich die Aufgabenflut eindämmen. Man nennt das „Work-In-Progress“ und üblicherweise stehen dort maximal 3-5 Aufgaben an. Was natürlich von der Teamgröße abhängig ist.

Und was ist nun Personal Kanban? Ganz einfach – die Anwendung von Kanban auf deine eigenen Projekte auch abseits von Teamarbeit. Hast du also ein größeres Projekt in Aussicht, solltest du Personal Kanban zur Übersicht in Betracht ziehen. Einen lesenswerten Ratgeber für Personal Kanban gibt es hier…

Vier Anwendungsbeispiele von Trello

Neben den üblichen ToDo-Listen nenne ich euch hier vier Anwendungsbeispiele von Trello, die sich nicht auf den ersten Blick erschließen.

  • Reiseplanung
    Du willst in den Urlaub und es soll keine Pauschalreise werden? Dann gilt es viel zu organisieren und das geht schon bei der Tourenfindung los, geht über die Buchung von Flug, Autos oder Hotels weiter und endet bei den Sehenswürdigkeiten, die du anschauen willst, noch lange nicht.
  • Planung einer großen Feier
    Es muss ja nicht gleich die Hochzeit sein, auch andere Arten von Feiern bedürfen einiges an Vorbereitung. Warum nicht ein Trello-Board einrichten und mit den Freunden teilen.
  • Projektplanung im Blog
    Der ausdauerblog ist in kürzester Zeit ein ordentliches Projekt geworden und da wurde mein Evernote-Notizbuch alsbald zu unübersichtlich. Deshalb habe ich nun – auch dank Claudia Kauscheder – mehrere Boards eingerichtet. Sei es eine simple ToDo-Liste, ein Redaktionsplan oder gar ein kleines CRM (Customer-Relationship-Management) – alles in Trello.

Trainingsplan in Trello

Der vierte Anwendungsfall dürfte für die meisten Leser der spezifischste sein – die Trainingsplanung.

Gerade wenn du ein großes Ziel wie einen Triathlon, Marathon oder ein Radrennen hast, macht eine gewisse Trainingsplanung durchaus sehr viel Sinn. In Sachen Triathlon kann ich euch wärmsten die kostenlosen Trainingspläne von Triathlon-Szene empfehlen.

trello_tpl2In diesem ist die Saison in verschiedene Phasen (Grundlagen, Aufbau und Peak) geteilt. Diese Phasen bestehen aus 4-Wochen-Blöcken und diese sind wiederum durch 3 Trainingswochen und einer Ruhewoche geteilt. Soweit zur Theorie der Trainingslehre.

Hat man nun in einer Woche 6 Trainingseinheiten auf dem Plan, so lässt sich das eher selten genau wie im Plan abarbeiten. Und hier kommt Trello ins Spiel. Für jede Woche erstelle ich eine Liste und trage dort die Einheiten ein, die ich absolvieren will.

Alles was feststeht, also zum Beispiel Vereinstraining, wird sofort mit einem Datum versehen. Der Rest nach Wertigkeit Drumherum geplant. Auch dabei achte ich auf Abwechslung von harten Einheiten und lockerem Training.

Doch – wie heißt es so martialisch – ein Plan hält immer nur bis zum ersten Feindkontakt. Jede neue Woche hält Überraschungen bereit und immer mal wieder komme ich einfach nicht zum Trainieren nach Plan.

Schließlich bin ich auch weit weg von einem Profiathlet und manchmal macht mir auch einfach der Schweinehund oder das Wetter einen Strich durch die Rechnung.

Da hilft dann ein Blick auf Trello und mit wenigen Klicks ist das Trainingsziel der Woche trotzdem noch im Auge. Hier mal ein Foto meines Trainingsplans:

trello_tpl1

Trello-iOS-iPad-AirTrello-Links

Hier die Links zu Trello:

Weiterführende Links:

Hier sei noch einmal auf den genialen Videokurs von Claudia Kauscheder hingewiesen. Schau dir hier an, was dieser umfangreiche Kurs alles bietet. Da kann kein noch so dickes Buch mithalten und Schritt-für-Schritt wirst du zum Trello-Experten.

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Torsten

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Über den Autor: Torsten Pretzsch

Ich bin 2008 von der Couch aufgestanden, um ein sportlicheres Leben zu führen. Begonnen mit einer Laufrunde von 15 Minuten lief ich Jahre später Marathon und absolvierte einen Ironman.

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2 Kommentare

  1. Trello ist fantastisch einfach zu nutzen – wenn man das Grundprinzip verstanden hat. Ich selbst organisiere mich selbst nach agilen Prinzipien wie z. B. Personal Kanban. Es gibt allerdings mittlerweile auch gute Alternativen. Der große Nachteil bei Trello ist die Abhängigkeit vom Netz. Es ist leider ausschließlich eine Browseranwendung. Schade. Aber vielleicht gibt es irgendwann auch mal einen Desktop-Client, der das internetabhängige Arbeiten (ähnlich wie bei Evernote) zulässt.

    • Torsten Pretzsch

      Danke Thomas, für das Feedback.
      Was du als Nachteil ansiehst, sehe ich als Vorteil an. Für mich käme ein Offline-Tool nicht in Frage und ich brauche auch kein Desktop-Client.
      Aber so arbeitet jeder anders.

      Viele Grüße
      Torsten

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