Getting Things Done (GTD) – eine Übersicht (mit Infografik), die dir den Einstieg erleichtert

Getting things done - fotolia.com

Gettings Things Done, kurz GTD – schon mal gehört? Wenn du dich schon öfters mit dem Thema Zeitmanagement auseinander gesetzt hast, dann sicher.

Denn es ist fast schon ein Hype, der um diese Methode in den letzten Jahren gemacht wird. An manchen Stellen ist das sicher – typisch amerikanisch – übertrieben, aber aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass GTD definitiv funktioniert.

Mit vielen Vor- und einigen Nachteilen, die ich diesem Artikel beleuchten möchte.

Was ist Getting Things Done (GTD)?

GTD ist eine Methode zur Steigerung deiner Produktivität und basiert auf David Allen*, der mit seinem Buch „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity„* einen weltweiten Bestseller gelandet hat. Die deutsche Ausgabe heißt „Wie ich die Dinge geregelt kriege„*.

GTD hat über die letzten Jahre unheimlich viele enthusiastische Anhänger gewonnen, die nicht müde werden, den Hype um GTD weiter zu leben. Und das nicht zu Unrecht, denn GTD ist eine Methode des Zeitmanagement, die sowohl im privaten Leben, wie auch im Job funktionieren kann.

Es ist als Gesamtsystem zu verstehen, welches zwar komplex, aber wenig kompliziert nach festgelegten Grundsätzen auf zeitgemäße Art und Weise funktioniert. Die Grundsätze basieren dabei auf 5 Schritten, die du gehen musst.

Diese 5 Schritte musst du gehen

David Allen macht GTD an fünf Schritten fest, die du alle absolvieren musst. Im einzelnen sind das:

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsicht
  5. Handeln

Klingt auf den ersten Blick recht komplex, aber wenn du das System einmal verstanden hast, ist alles völlig intuitiv und logisch. Hier ein Mindmap als Infografik, wo die 5 Schritte von Getting Things Done (GTD) erklärt sind. Mit Klick auf die Grafik, wird das ganze größer und damit besser ersichtlich.

Über jeden einzelnen Schritt werde ich in den kommenden Wochen und Monaten einen separaten Artikel veröffentlichen, der am Ende hier auch in einer Übersicht verlinkt wird. Im folgenden nur ein ganz kurzer Abriss, da du GTD nur richtig verstehst, wenn du bereits einen kurzen Überblick hast:
  • Erfassen
    Wichtigster Grundsatz von GTD ist, dass alles aus deinem Kopf in das System muss. Im diesem Artikel habe ich dir erläutert, warum du dir alles notieren solltest.
    Notiert werden dabei alle losen Ende, also sämtliche Aufgaben, Ideen, aber auch notwendige Einkäufe, Telefonnummern oder Bücher oder auch Artikel, die du lesen möchtest. Das ganze wird in Eingangskörben gesammelt.
    Idealerweise hast du dabei nicht zu viele davon, zum Beispiel einen Ablagekorb für deine Zettel und einen digitalen Ablagekorb, wie zum Beispiel Evernote oder OneNote.
  • Durcharbeiten
    Die Eingangskörbe sind regelmäßig durchzuarbeiten und die Dinge in das System einzuordnen. Dabei gilt es, nichts in den Eingangskorb zurück zu legen!
    Ebenso erledigst du alles, was weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, sofort. Bei allem anderen Dingen, helfen 3 Fragen:
    Worum handelt es sich? Kannst du etwas unternehmen? Was ist der nächste Schritt?
    Entsprechend der Antworten ordnest du das „Ding“ in das System ein oder wirfst es, falls man nichts damit machen will, einfach weg.
  • Organisieren
    Termine kommen in den Kalender und zwar nur diese! Aufgaben stehen auf der ToDo-Liste und werden kontextbezogen verwaltet. Das heißt, du ordnest alle Aufgaben, die du am Computer erledigen kannst, oder du kennzeichnest alle Anrufe. So kannst du später auch prima Aufgaben bündeln.
    GTD verwendet keine oder nur ganz sparsam Prioritäten und das ist auch der deutlichste Unterschied zu anderen Methoden. Schließlich ist ohnehin alles ganz dringend.
    Eine weitere Besonderheit, alles was mehr als einen Handlungsschritt benötigt, bezeichnet David Allen als Projekt. Das war für mich als Projektmensch der schwerste Schritt, da für mich Projekte immer komplexere Abläufe sind. Doch sind wir mal ehrlich, die simple Tätigkeit „Einkäufe erledigen“ benötigt mehrere Schritte, wie zum Beispiel, das Schreiben eines Einkaufszettels, das Fahren (oder Laufens) zum Supermarkt, das Aussuchen der Waren, das bezahlen an der Kase und letztlich das Einräumen der Einkäufe zu Hause.
    Alles sind Tätigkeiten, die deine Zeit benötigen. Als 4.Möglichkeit der Organisation gilt die Ablage oder das Archiv, wo du zum Beispiel deine Bedienungsanleitungen, wichtige Artikel oder Rechnungen lagerst.
  • Durchsicht
    Wir kommen dem Handeln endlich näher, doch vorher steht die Durchsicht. Mehrmals täglich oder optional auch als Tagesplanung legst du fest, was dein nächster Schritt ist. Kalender prüfen nicht vergessen!
    Und ganz wichtig – der Wochenrückblick!
    Ohne diesen funktioniert dein System nicht und es wird früher oder später vollgemüllt sein. Wichtigste Dinge im Wochenrückblick sind das Leeren der Eingangskörbe sowie dein System zu warten. Wenn du nicht bereit bist, diese Stunde einmal in der Woche zu investieren, wird GTD für dich nicht funktionieren.
  • Handeln
    Na endlich – los gehts! Du definierst deinen nächsten Schritt und erledigst ihn jetzt. Dabei wird der Kontext beachtet, also zum Beispiel ob du gerade jetzt am Computer sitzt, danach die verfügbare Zeit angeschaut, dann deine verfügbare Energie geprüft. Im mittäglichen Leistungstief direkt nach dem Essen kannst du zum Beispiel schlecht sportlich aktiv sein. Erst ganz zum Schluss steht die Priorität deiner Aufgabe!

Warum funktioniert GTD so gut?

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so ausschaut, aber bei GTD liegt der Fokus immer auf der Erledigung und nicht auf der Planung, wie das bei anderen Systemen der Fall sein kann. Du definierst immer deinen nächsten Schritt, machst damit auch große Aufgaben klein und kommst schnell ins Handeln.

Der größte Vorteil ist jedoch, dass alles aus deinem Kopf in ein funktionierendes System kommt. Das war für mich der Schlüssel zum Erfolg, da ich plötzlich mehr Freiraum für neue Ideen und Gedanken hatte.

Des Weiteren ist GTD eine Methode, ein Prozess und gibt dir nicht vor, mit welchem Tools du arbeiten musst. Auf die 5 Schritte kommt es an und nicht darauf, womit du diese durchführst. Es ist also absolut flexibel und individuell anpassbar.

Das ist weniger gut – diese Hürden musst du meistern

Jede Methode, und sei sie auch noch so gehypt, hat auch Nachteile. Natürlich auch Getting Things Done. Größter Nachteil ist die Einstiegshürde. Denn du musst das System erst einmal begreifen, ehe es einen Sinn und einen Vorteil bringt. Und um es zu begreifen, musst du es ausprobieren und das erfordert Geduld und Ausdauer.

Da wir hier auf dem ausdauerblog sind, bringst du sicher diese Ausdauer mit, oder? Mal schnell nebenbei ein neues System installieren ist hier nicht. Ein guter Start ist, sich alles zu notieren. Und noch etwas musst du unbedingt tun, um GTD am Leben zu halten – die Pflege.

Kein System funktioniert ohne Pflege oder würdest du auf die Idee kommen, dein neues Auto nicht zur Wartung zu bringen? Dabei ist der Wochenrückblick das mindeste, was du bei GTD tun solltest. Auch wichtig – doch das gilt nicht nur für GTD – spiele nicht zu viel mit den Tools zur Umsetzung, sondern komme ins Handeln.

Ein erstes kleines Fazit – und nun du

Mit diesen ersten Überblick hast du eine gute Basis, um Getting Things Done (GTD) nach David Allen auszuprobieren. Es lohnt sich unbedingt, denn für mich war es der Schlüssel zu mehr Effektivität und Produktivität im Job und im Alltag. Wie bereits erwähnt, werde ich dir die einzelnen Schritte und noch viel mehr in den nächsten Wochen hier im ausdauerblog weitergehend erläutern.

Hinterlasse einen Kommentar, falls du Fragen hast oder deine Erfahrungen mit den anderen Lesern teilen möchtest.

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Über den Autor: Torsten Pretzsch

Torsten ist 2008 von der Couch aufgestanden, um ein sportlicheres Leben zu führen. Begonnen mit einer Laufrunde von nur 15 Minuten lief er Jahre später Marathon und absolvierte einen Ironman.

Als Teamleiter und Projektmanager war dieser Weg nur durch gutes Selbstmanagement möglich.

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9 Kommentare

  1. Ich betreibe Getting Things Done seit über 4 Jahren und habe mal einen Erfahrungsbericht inkl. Podcast zusammengetragen. Was habe ich am Anfang falsch gemacht, wie har sich meine Arbeit entwickelt und wie arbeite ich heute. https://digitales-unternehmertum.de/getting-things-done-selbstmanagement-in-fuenf-schritten-so-gehts-260/

  2. Hallo Torsten,

    ich finde GTD sehr hilfreich. In deinem Fall hast du GTD privat genutzt und den positiven Einfluss auf dein Leben erkannt. Aber auch im Beruf kann GTD bei der Selbstorganisation und der Organisation im Team sehr nützlich sein. Egal in welchem Zusammenhang man GTD nutzt – Aktuell gibt es einige Tools, die bei der Umsetzung von GTD unterstützen. Unser Start-up hat nichts dem Zufall überlassen und ein eigenes Tool gebaut: Zenkit. Falls du dich dafür interessierst, findest du unter folgendem Link eine Anleitung dazu, wie man GTD in Zenkit nutzen kann: https://blog.zenkit.com/how-to-set-up-gtd-in-zenkit-902fa6960f8
    Da du ein erfahrener GTD-Anwender bist, würde ich mich freuen, wenn du mir Feedback zu unserem Tool geben würdest! Ich bin gespannt auf deine Antwort!

    Beste Grüße,
    Melanie Altmann

  3. Hallo Thorsten, wie handhabst du erledigte Aufgaben/Projektschritte? Streichst du diese, oder kennzeichnet du deren Erledigung um später den Fortschritt nachvollziehen zu können? Ich bin gespannt auf deine Erfahrung. Viele Grüße, Hermime

    • Hallo Hermime,

      falls ich das Projekt nochmal verwenden kann, dann erstelle ich mir gerne eine Vorlage (als Checkliste oder ähnliches). Ansonsten halte ich es ein wenig „aus den Augen aus dem Sinn“. Man kann ja in elektronischen Medien auch die erledigten Aufgaben noch anschauen.

      Viele Grüße
      Torsten

  4. Hallo Thorsten,

    ich versuche jetzt seid ein paar Jahren das GTD-System konsequent in meinem Arbeitsleben und auch in privaten Bereichen umzusetzen. Das was ich als Herausforderung sehe ist, die Definition eines „Projekts“.
    Wie machst du es ? Wenn du ein Projekt definierst, schreibst du dann auch schon mehr oder weniger alle steps auf, die du brauchts um das Projekt zu erledigen, oder schreibst du immer erst den nächsten to-do auf ?

    Danke schon mal im Voraus für deine Tipps,
    Dennis

    • Hallo Dennis,

      nun streng nach GTD ist alles ein Projekt, was mehr als einen Schritt erfordert.
      Ganz so streng handhabe ich das nicht. Ich benutze da oft Unteraufgaben dafür. Manchmal mache ich auch ein Mindmaps, aber im Grunde müssen mindestens ca. 5 Aufgaben sein, ehe ich es als Projekt deklariere.

      Viele Grüße
      Torsten

  5. Hallo Torsten,

    ist der Artikel noch ganz neu oder hast Du GTD wieder aufgegeben? Mich wundert nur, dass ich die im Artikel angekündigten Anhänge über Deine weiteren Schritte nicht gefunden habe…

    Auf der Suche nach einem besseren Aufgaben- und Selbstmanagement für das Komplettpaket Büro-Familie-Laufen-Freizeit („work-life-balance“ und „Zeitmanagement“ sind nach meiner Ansicht evtl. Sackgassen…) bin ich auch bei GTD gelandet und freue mich bei meinen Recherchen auf das Thema in Deinem, mir als Läufer natürlich nicht unbekannten, Blog gestoßen zu sein.

    Ich stehe noch ganz am Anfang. Email- Projekt- und Büroorganisation passe ich gerade dem System an und habe (noch) ein gutes Gefühl dabei. Es ist zwar derzeit ein ziemlicher Mehraufwand, aber zum einen bin ich von der Methode relativ überzeugt und zum anderen ist es kein Schaden bei mir mal alles umzukrempeln. Im Moment schwebt mir ein analog/digitales-Mischsystem vor bei dem ich analoge Notizen („Fresszettel“ und Einträge in div. Büchlein und Kalendern) nach und nach durch Todoist (sowas wie Wunderlist, Trello, Evernote, etc.) weitgehend ablösen möchte.

    Ich bin gespannt wie und ob überhaupt (?) es bei Dir weitergegangen ist.

    Gruß vom Bodensee
    Andreas

    • Hallo Andreas,

      tatsächlich ist der Artikel einige Jahre alt, aber tatsächlich ist mein Zeit- und Selbstmanagement nun schon sicher 6-7 Jahre an GTD angelegt. Natürlich auf meine Bedürfnisse zugeschnitten, aber die Grundsätze:
      – alles aufschreiben in ein System / Eingangskorb
      – Aufgaben und Termine zuordnen
      – größere (und kleinere Dinge) in ein Projekt umwandeln
      – Wochenreview durchführen

      ist mir in Fleisch und Blut übergegangen. Ich empfinde das auch in kleinster Weise als ein Mehraufwand. Eher im Gegenteil – der Kopf ist frei für Ideen. Ich glaube ja, dass ohne dieses System es diesen Blog nie geben würde.

      Viele Grüße und viel Erfolg
      Torsten

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